Benchmarking: Una propuesta informal

Cuando uno se plantea la necesidad de mejorar algún tema concerniente con la productividad, la atención de los clientes, el ambiente laboral, etc,....comienza a vislumbrarse el uso del benchmarking.

En mi artículo anterior "Introducción al benchmarking" se menciona la definición del mismo, sus diferentes alcances y las formas en que éste se manifiesta.  En esta ocasión mi objetivo es compartirle una breve y efectiva propuesta informal para desarrollar un proyecto de benchmarking a pequeña escala.

Debido a las restricciones de tiempo e incluso de experiencia en la materia, la propuesta informal que le comparto es un buen campo de siembra para ver qué resultados se obtienen, y sí éstos son alentadores, entonces se podrá "escalar" la propuesta a un método o proceso más robusto que tenga mayor alcance.

A continuación se presentan los pasos a seguir para desarrollar un benchmarking:

1. Definir el problema o condición que le gustaría mejorar (objetivo).

2. Analizar que organización podría utilizar de referencia o la idónea para el tema que busca mejorar. Por ejemplo, si usted busca desarrollar en sus equipos de trabajo un "espíritu de creatividad", Apple sería su primer opción. Si la orientación al cliente es su prioridad, entonces Xerox estaría en su mira.

3. Forme el equipo de trabajo que desarrollará el proyecto con un número mínimo de 8 personas o menos según lo demande el proyecto. Sería conveniente que brinde la capacitación a los integrantes del equipo, antes de comenzar en el proyecto.

4. Reunase con su equipo para responder las siguientes preguntas (no limitandose a ellas):

- ¿Cuál es el alcance del proyecto?.

- ¿Qué resultados específicos esperan obtener?.

- ¿Cuánto tiempo y dinero esta dispuesto a invertir?.

- ¿Con quién(es) serán compartidos los resultados?.

- La alta gerencia, ¿Esta informada y de acuerdo con el proyecto seleccionado?, ¿Cuenta con su apoyo?.

- Para el proyecto, ¿Estudiará etapas específicas de un proceso o el proceso en sí mismo?.

-¿Cómo resolverán las posibles oposiciones que se pueden presentar con los afectados por el proyecto?.

-¿Cómo visualiza la mejora ya implementada?.

5. Seleccione los medios para la recopilación de la información que será necesaria para su proyecto.  Libros, revistas, journals y sitios web son algunos (en este sitio usted podrá obtener algo de información). Además si usted cuenta con los medios y los contactos adecuados, podría incluso enviar a los miembros de su equipo a visitar directamente a la organización elegida para recopilar información.

6. Asigne tareas, responsabilidades y recursos a cada miembro del equipo. Por ejemplo, si hay una persona con habilidad innata en power point, entonces él o ella es su candidato idóneo para preparar las presentaciones del proyecto a las partes interesadas.

7. Sintetice los resultados obtenidos a partir del nuevo conocimiento que su equipo adquirió. Discuta y seleccioné las mejores propuestas que van a ser tomadas en cuenta para mejorar lo definido en el punto #1 de esta propuesta.

8.   Desarrolle un plan de acción y compartalo con todos aquellos que pueden ser afectados por el mismo. También es necesario que obtenga la aprobación de los afectados e incluso de la alta gerencia.

9. Implemente su plan, monitoreé su desarrollo y realice ajustes según se requiera. Un control de cambios sería muy útil para estos fines.

Por último le recomiendo consultar mi artículo "Ciclo de mejora continua" que es complementario a esta propuesta.

Ref:
Marlene Caroselli. "Leadership skills for managers". MacGraw-Hill 2007.