La respuesta al planteamiento que da título a este artículo puede ser la siguiente:
"Porque la calificación tiene el objetivo de asegurar o certificar que una persona ejecutará de forma consistente una actividad en un período de tiempo previamente determinado para una tarea específica que esté contemplada en su rol de puesto".
Las palabras clave que me interesa comentar aquí son Certificar y Consistencia. Comienzo por la segunda:
- La Consistencia se verifica a través de hacer un análisis riguroso de los resultados, de preferencia cuantitativos, que obtuvo una persona que ejecutó una serie de pruebas, acciones, ensayos, intentos, etc...mismos que deben ser muy similares entre sí para contrastarlos con un valor o especificación de referencia. En ocasiones el valor o especificación de referencia se puede encontrar en la bibliografía; pero cuando esto no es posible se utiliza una persona "patrón", es decir, se comparan los resultados que obtuvieron varias personas en proceso de calificación con respecto al desempeño de una persona quien es la que mejor ejecuta alguna tarea o función.
Comentario: Para documentar la consistencia de resultados es fundamental que cada área técnica genere sus 'Protocolos de Calificación', mismos que serán la guía y la evidencia documental que demostrará que se ejecutaron las pruebas pertinentes, se especificaron los valores o especificaciones de referencia, se registraron las actividades, los requisitos previos a la calificación, etc.
- La Certificación implica la recopilación, revisión y verificación de que toda la información y las evidencias (documentales, físicas, electrónicas, etc) cumplen los requisitos establecidos para el proceso de calificación, y a partir de ahí se emite un veredicto por un período de tiempo determinado. Es práctica común establecer veredictos como: "Personal Calificado" o "No Calificado", y en algunos casos "Personal en proceso de Calificación".
Dentro del proceso de Calificación está inserta la Capacitación. Es requisito primordial que una persona esté capacitada previamente a su proceso de calificación. Hay ciertas funciones para las cuales no es suficiente con que una persona haya leído y aprobado un determinado procedimiento operativo para que de "ipso facto" ejecute una función, se requiere además el asesoramiento de un tutor, el desarrollo de criterio para la toma de decisiones, técnicas específicas, etc....mismas que no están contenidas a menudo en algún procedimiento.
En la siguiente tabla muestro a manera de ejemplo, como podría establecerse el proceso de Calificación para el personal de una línea de producción para la Inspección Visual de Equipo Limpio:
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Paso
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Requisito
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1
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Procedimiento general para la inspección visual de equipo
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2
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Procedimiento para la calificación de personal para inspección visual
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3
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Revisión de diagramas donde se muestren las áreas o partes más
difíciles de limpiar
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4
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Revisión de los límites de residuos visibles
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5
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Discusión de los límites de residuos vs. límite de limpieza
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6
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Entrenamiento On-the-job
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7
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Ejecutar el protocolo de
calificación
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8
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Veredicto de estatus final
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Como se puede apreciar las actividades de capacitación son previas a la ejecución propia del protocolo, y por ende se deben tener las evidencias documentales para poder programar a una persona para una calificación.
Por último deseo sugerir que es altamente recomendable documentar también el On-the-job, dado que es práctica común en las industrias no contar con evidencias del mismo. Típicamente este proceso se lleva a cabo de "boca en boca" por parte de un compañero experimentado (instructor o tutor) hacia un novato que está ingresando al área. El problema que implica lo anterior, es que al no haber un formato que estandarice las actividades de entrenamiento, cada instructor transmitirá información según su propio criterio, y esto da por resultado que algunos entrenamientos no sean eficaces.
Conclusión:
El Calificación de personal es un tema que muchas veces se mimetiza con la capacitación, es primordial distinguir entre ambos, como hemos visto la capacitación tanto teórica como práctica (on-the-job) son requisitos previos altamente deseables antes de que una persona ejecute un protocolo. La revisión minuciosa de la consistencia de los resultados junto con la información y evidencias, certifican o aseguran que una persona está calificada para desempeñar una función o actividad de forma sistemática con la confianza de que obtendrá resultados apegados a un estandar. Obviamente no todas las actividades que están descritas en una descripción de puesto deben ser calificadas, sólo aquellas que cada área técnica defina como "críticas" o que impacten la calidad del proceso de forma muy evidente o que estén señaladas por los ámbitos regulatorios.
Espero amable lector que esta información lo ayude en su quehacer profesional, tarea escolar o simplemente por breviario cultural.
